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Siamo abituati che, ogni qualvolta si debbano trasmettere documenti ufficiali a una Pubblica Amministrazione, questi richiedano di inviarla o a mezzo FAX oppure per raccomandata con ricevuta di ritorno. Se si vive all’estero, possiamo mandare la documentazione utilizzando il servizio postale oppure attraverso corrieri ma l’operazione può risultare complicata, per costi e tempi.

Le poste Turche offrono il servizio iadale taahütlüil corrispettivo della raccomandata con ricevuta di ritorno. In passato lo ho usato per spedire al mio comune alcuni documenti. Il costo è stato all’epoca di circa 30 TL e i tempi di consegna sono stati tra le 3-4 settimane; in un caso la ricevuta di ritorno non è mai arrivata, costringendomi a verificare telefonicamente l’effettivo ricevimento. Chiaramente se si deve inviare documentazione importante, i fattori “tempo” e “conferma di ricezione” sono essenziali e non sempre il servizio postale è in grado di garantirli.

Da qualche anno, il governo italiano ha regolamentato la possibilità di inviare la documentazione via e-mail, a patto che l’indirizzo utilizzato sia un indirizzo di “Posta Elettronica Certificata”, abbreviato PEC.

Che cosa è la PEC ?

Tralasciando i dettagli tecnici, la PEC è un sistema di comunicazione elettronica basato su email che certifica l’identità del mittente e del destinatario e traccia in modo sicuro la trasmissione tra due soggetti. Secondo le intenzioni della normativa, un messaggio inviato tramite questo sistema ha la stessa valenza legale di un FAX o di una Raccomandata con ricevuta di ritorno.

Va precisato, comunque, che il sistema PEC è valido solo per l’Italia ed è quindi utilizzabile verso soggetti pubblici e privati che abbiano un indirizzo di Posta Elettronica Certificata attivo in Italia e che utilizzi gli standard definiti dallo Stato italiano.

Chi può attivare una PEC ?

La PEC può essere attivata da tutti i cittadini italiani maggiorenni (anche residenti all’estero) e da tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di paesi extra-UE, come la Turchia, di copia vallida di permesso di soggiorno o del modello 22A con Ologramma, che viene rilasciato dagli Uffici Postali quando si presnta il kit per il rinnovo del permesso di soggiorno.

Perché attivare una PEC ?

La PEC è un canale di comunicazione riconosciuto come legalmente valido nelle comunicazioni tra privato e pubblica amministrazione.

Il sistema è veloce e sicuro, permettendo di tracciare le comunicazioni tra mittente e destinatario in tutte le sue fasi: dalla spedizione, alla consegna, all’avvenuto recapito.

In particolare per chi è residente all’Estero, questo sistema è un modo per ridurre i costi e la velocità di spedizione, evita di doversi recare agli uffici postali e di velocizzare anche eventuali invii di documentazione integrativa richiesta dalla pubblica amministrazione. Il tutto comodamente dal proprio pc, tablet o smartphone.

Solo per le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione ?

No, in realtà la PEC può essere utilizzata ogni qualvolta si debba mandare documenti in modo tracciabile, anche a singoli cittadini. Può essere fatto a patto che anche il destinatario abbia un indirizzo di posta elettronica certificata.

Supponete di voler disdire l’abbonamento con il vostro gestore telefonico in Italia; potete inviare la documentazione via PEC e avrà la stessa validità della raccomandata e del fax. La legge italiana obbliga le aziende operanti in Italia a mettere a disposizione l’indirizzo di posta elettronica certificata.

PEC e Italiani all’Estero: come attivare

Questa è la fase un po’ più complessa della questione ed il motivo per cui questo post è stato scritto, avendolo dovuto affrontare personalmente nei giorni scorsi.

1. Scegliere il fornitore autorizzato

Poiché si tratta di un sistema con validità legale, è necessario che il gestore a cui ci si rivolge sia autorizzato dallo stato italiano a fornire il servizio. A tale proposito, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) pubblica sul proprio sito l’elenco aggiornato delle società autorizzate.

Vai all’Elenco delle Società Autorizzate all’erogazione del Servizio PEC (ultimo accesso: 22/03/2015)

Il servizio è a pagamento e di norma prevede un abbonamento annuale il cui costo varia sulla base di:

  • numero di caselle di posta elettronica certificata da attivare
  • servizi aggiuntivi (spazio per casella di posta, spazio per archivio, notifiche, ecc.)

Normalmente i servizi base iniziano a partire da 5 euro + IVA /anno per casella, fino anche a 25 o 50 Euro/anno. Se siete dei privati e vi serve solo per comunicazioni non ricorrenti, il pacchetto base vi sarà sufficiente.

2. Procedura di attivazione

La procedura di attivazione può essere fatta on-line direttamente sul sito del gestore/fornitore che si è scelto e si articola in due fasi:

  1. Creazione di un profilo sul sito del fornitore
  2. Attivazione della casella di posta certificata

a) Creazione di un profilo sul sito del gestore

Questa fase è necessaria per registrarsi come cliente dell’azienda scelta. Dalle prove fatte, tutti i fornitori in questa fase richiedono che di avere un indirizzo in Italia a cui appoggiarsi. Potete utilizzare il vostro domicilio fiscale o chiedere ad amici e/o parenti di potervi appoggiare al loro indirizzo di casa.

b) Attivazione della casella di posta certificata

Dopo aver scelto il pacchetto che più conviene per le proprie esigenze, deve essere configurata la casella di posta. Qui vi verrà chiesto di indicare l’indirizzo che volete del tipo (nome.cognome@indirizzo.email) e di indicare a chi è intestato:

  • nome e cognome
  • indirizzo di residenza
  • codice fiscale
  • luogo e data di nascita

L’indirizzo di residenza, se siete AIRE, deve essere quello registrato presso il Consolato.

Vi verrà richiesto, inoltre, di caricare in formato digitale una copia del vostro documento di identità. Nel mio caso ho caricato copia della carta di identità italiana che, in quanto iscritto all’AIRE, indica come residenza il mio indirizzo in Turchia. Se avete dubbi su quale documento caricare, contattate il servizio clienti dell’azienda per maggiori informazioni.

Una volta completata la procedura, i tempi per l’effettiva attivazione possono andare da pochi minuti ad un massimo, generalmente, di 24 ore durante le quali il gestore verificherà i dati anagrafici e procederà alla creazione della vostra casella email di posta certificata.

Come utilizzare la PEC

Una volta creata, la PEC verrà gestita esattamente come un qualsiasi altro account di posta elettronica e potrai inviare e spedire messaggi direttamente dal tuo programma di posta elettronica preferito. Normalmente il gestore mette a disposizione dei manuali utente che ti guideranno passo-passo alla configurazione del tuo programma. Spesso, inoltre, i gestori forniscono anche un servizio di web-mail. Per evitare confusioni con l’indirizzo che usi di solito, ti suggerisco di inviare e ricevere i messaggi solo attraverso l’applicazione web del tuo gestore. Sarà più semplice gestire la comunicazione.

Quando invii un messaggio, il sistema ti fornirà dei rapporti che ti diranno se l’email è stata ricevuta dalla persona e se il sistema ha accettato la tua email. Nel rapporto, inoltre, troverai indicazione della data e dell’ora di spedizione, ricevimento e accettazione e la copia del messaggio che hai inviato. Se si tratta di documenti importanti, ti consiglio di farti una stampa di questo rapporto: è la tua ricevuta di ritorno.

Alcuni link utili per conoscere la PEC

Per una prima introduzione, consiglio la pagina di WIKIPEDIA dove è ben sintetizzato il funzionamento della posta elettronica Certificata: clicca qui.

Sul Sito dell’AGID, oltre all’elenco dei gestori autorizzati, si possono trovare informazioni utili: clicca qui.

Se ti servissero altre informazioni o assistenza per la creazione della tua PEC, contattaci compilando il seguente modulo*:

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